Automatisiertes Mahnwesen: Die Künstliche Intelligenz von collectAI

Forderungen professionell angehen: Im Sinne der Liquidität

Die Digitalisierung zieht sich durch alle Lebensbereiche. Einige Elemente bleiben jedoch konstant. Dazu gehört auch das Mahnwesen: Im Idealfall werden gestellte Rechnungen bis zum angegebenen Zahlungsziel beglichen. In der Praxis ist das Gegenteil weitaus häufiger der Fall. Die Notwendigkeit eines Mahnwesens ist weiterhin gegeben.

Im Ergebnis sind die Unterschiede ernorm. Die Erfahrung zeigt: Ein professionelles Forderungsmanagement beugt Cashflow-Problemen effektiv vor und das wirkt sich positiv auf alle Unternehmensbereiche aus. Heute gilt das mehr denn je, da der Wettbewerbsdruck steigt und der Geldfluss dank Fintech-Lösungen immer schneller und grenzenloser wird.

Ein hochgradig effizientes Mahnwesen ist ein Grundpfeiler für die Zukunftsfähigkeit der digitalen Unternehmenskultur. Wir haben collectAI entwickelt, um diese Prozesse smart und intelligent zu gestalten – auf Basis einer KI-gestützten Technologie.

Automatisierung: Die Vorteile des digitalen Mahnwesens

Das Forderungsmanagement ist keine Erfindung der Computer-Ära. Es ist so alt wie der Handel selbst. Je dynamischer und vielschichtiger die Wirtschaft wird, desto mehr stehen Unternehmen unter Druck, in diesem Bereich Schritt zu halten. Die Künstliche Intelligenz, die in Deutschland inzwischen mit Milliardeninvestitionen gefördert wird, wird zur unverzichtbaren Komponente.

Rein manuell ist der Arbeitslast kaum noch beizukommen. Das klassische Verfahren, in jedem Einzelfall vom Menschen ausgeführt, stößt ab gewissen Volumina an seine Grenzen. Gleichzeitig ist es ineffizient und weit weg von den Kundenbedürfnissen. Technische Unterstützung ist zwingend notwendig und eine Software wie die von collectAI bündelt Fähigkeiten und schafft Potentiale. Künstliche Intelligenzen im Fintech-Bereich digitalisieren Prozesse und automatisieren sie smart und kundenorientiert.

Es ist kein Geheimnis, dass datengesteuerte Entscheidungen zu besseren Resultaten führen. Kundenorientierte Disziplinen wie das CRM profitieren davon besonders stark, da der Computer die Datenbank qualitativ auswerten und die Maßnahmen unter Beachtung unterschiedlichster Parameter optimieren kann.

Am Prinzip “Forderungen” hat sich nichts geändert, die Umsetzung hat sich allerdings dem Zeitalter der digitalen Transformation angepasst. Die Software sorgt für eine deutlich höhere Effizienz bei gleichzeitig niedrigeren Kosten – auch, da manuelle Aufwände wegfallen. Die Technologie unterstützt die Skalierung der digitalen Abwicklung. Selbstverständlich arbeitet sie rund um die Uhr und kennt weder Krankheit noch Urlaubstage. Die Arbeitszeit ist damit kein begrenzender Faktor mehr und das hat klare Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, das gleichzeitig sein Working Capital optimiert.

So funktioniert collectAI: Selbständiger Helfer für das große Ganze

collectAI ist eine Software-Plattform für das gesamte Rechnungswesen und Forderungsmanagement. Neben dem digitalen Mahnwesen übernimmt das System – falls gewünscht – zudem Prozesse wie die Rechnungsstellung oder Inkasso-Services. Die digitale Vernetzung schafft einen hohen Komfort: In Form von Payment Links können offene Beträge beim Kunden digital angefragt werden und mit dem Business Process Outsourcing erfolgt eine Auslagerung all dieser Vorgänge, sodass sich die Belegschaft auf das Kerngeschäft fokussieren kann.
Dieses System erlaubt eine hohe Flexibilität und diese hat sich als äußerst gewinnbringend erwiesen. Es ist wichtig, die Zielgruppe zu kennen und die Kommunikationsstrategie dahingehend anzupassen. Mehrere Faktoren steuern die Erfolgsquote:

• Tonalität: Ein junger Kunde reagiert auf eine andere Ansprache als beispielsweise anders ein Rentner, ein Student anders als ein etablierter Anwalt. Das ist im Forderungsmanagement nicht anders und das System passt sich der Situation an.
• Timing: Der Zeitpunkt ist ein wichtiger Aspekt. Das gilt für die Tageszeit und im größeren Rahmen: Es ist ratsam, Zahlungserinnerungen rechtzeitig vor dem Fälligkeitstermin zu übermitteln, da dies die Chancen auf eine rechtzeitige Begleichung erfahrungsgemäß erhöht.
• Kanal: Ob Brief, E-Mail, SMS, Telefon oder App, gibt es heutzutage eine Vielzahl an möglichen Kanälen und hier hängt die ideale Auswahl von bestimmten Parametern ab. Es ist beispielsweise bekannt, dass Millenials kaum noch telefonieren. Wer solche Entwicklungen berücksichtigt, der schafft einen unmittelbaren Wettbewerbsvorteil.

Ein professionelles digitales Mahnwesen zeichnet sich dadurch aus, dass es diese Punkte einzeln und im Gesamtbild betrachtet, um anschließend eine möglichst effektive Strategie daraus ableiten zu können. Ausschließlich die Beachtung der Gesamtgleichung führt zum bestmöglichen Ergebnis und je komplexer diese ist, desto stärker tritt die Überlegenheit hochentwickelter Systeme in den Vordergrund.

Das digitalisierte Forderungsmanagement schützt somit vor Folgekosten und weiteren Problemen wie Zahlungsschwierigkeiten aufgrund zu lange ausstehenden Rechnungen.

Automatische Selbstoptimierung: Das ist die Spezialität von collectAI

Es gibt immer Potential für Verbesserungen – der entscheidende Unterschied zwischen klassischen Computersystemen und Künstlicher Intelligenz. Die Technologie analysiert bisherige Aktionen unter Berücksichtigung der Erfolgsquote. Daraus folgen automatisierte Anpassungen, die das Ergebnis weiter verbessern und Methoden wie A/B-Tests helfen bei der Optimierung. Dies geschieht ganz eigenständig, sodass die menschliche Arbeit nur noch auf die Einrichtung sowie bestimmte Kontrollintervalle begrenzt ist. Der Weg dorthin erfolgt in vier fest definierten Schritten: Mit der Abfolge aus Visualisierung, Digitalisierung und Optimierung schaffen Sie die Grundlage, auf der ein Forderungsmanagement mit KI-Unterstützung möglich ist.

Eine hohe Transparenz aller Daten ist die Voraussetzung, um die Fähigkeiten auszuschöpfen. Das System sieht per Tracking in Echtzeit, ob und wann eine Nachricht geliefert und geöffnet wurde. Daraus ergibt sich ein klares Bild, in dem Fehler wie falsche E-Mail-Adressen direkt sichtbar werden. In der Folge ist eine zeitnahe Reaktion möglich und es entstehen keine vermeidbaren Leerlaufzeiten.

Umfassende Einführung: Kostenlose Beratung jederzeit verfügbar

collectAI kümmert sich außerdem selbständig um die Optimierung der eigenen Fähigkeiten – und damit der Resultate. Messbar bessere Ergebnisse als mit klassischen Verfahren schaffen eine Faktenlage, auf deren Basis collectAI weiter wächst; Kooperationen mit Fintech-Anbietern wie Mambu sind die Konsequenz, was dazu führt, dass die KI in weitere Anwendungsfelder vordringt.

Lernen Sie unsere Software-Plattform näher kennen – wir zeigen Ihnen eine kostenlose Demo und beraten Sie. Der Gewinn des Tech Start-Up Awards 2018 dient als Bestätigung für die Fähigkeiten von collectAI, die mit fortschreitendem Stand der Technologie in Zukunft noch mehr Features beinhalten werden.